報告書に関するお悩み、解決できます。
作るのが
大変
積み上げられた月々の報告書をまとめて案件ごとにそろえて、指定された形式に落とし込んで・・・と、手間も時間もかけて報告書を作成するので、月の終わりは毎回大忙し
送るのが
大変
作成した報告書を一枚一枚まとめて、指定の宛先が書かれた封筒に封入して送付。面倒で骨の折れる作業だし、万が一違うお客様に送ってしまったら大変
とっておくのも
大変
完成した報告書を、紙やファイルとして管理するのも大変。量が増えれば膨大な数の報告書を保管しておかなければいけないし、その中から何か探し出すとなれば大捜索に
システムのご利用イメージ
Web報告書は業務を大きく変えます。
発行をラクに
現場で作成された報告書を管理部門で確認したうえでお客様へ報告することができます。お客様への一斉送付サービスでは、CSVデータをアップロードして予め設定された報告書様式にデータを流し込むか、報告書のPDFファイルをアップロードすることができます。
受取りをラクに
作成した報告書はWeb上の”顧客用マイページ”に公開されて報告完了。お客様へは過去履歴を含め、いつでもPDF形式でダウンロードできる報告書として提供されます。お客様は報告書への返信コメントを送ることができ報告書受領後のリアクションが可能です。
管理をラクに
作成した報告書や一斉配信した報告書の管理もWeb報告書クラウドなら簡単です。報告書は自動的に内部データと紐づけられ、しっかりと管理され後からでもどこに何の報告書があるのか一目瞭然。報告書がバラバラ・・・どこにあるの？というストレスから解放されます。
顧客をラクに
これまで紙で受け取っていた報告書はファイリングしたり、見たい時にもファイルから探す手間がありました。これからは必要な時にマイページへログインすれば過去履歴を含めていつでも報告書を閲覧でき、必要に応じてPDF形式でダウンロードできるようになります。
報告書は自動で作成。
煩わしい作業は不要です。
Web報告書クラウドでは、報告書に記載したい情報を入力するだけで、それを既定フォーマットで報告書化するという作業を、システム上で自動的に行うことができます。 これによって手間を削減でき、報告書を作成するうえでの参照ミスや写し間違いなどのヒューマンエラーなども防止することができるでしょう。 月末の忙しい報告書作成作業が、ぐっと楽になるはずです。
役に立つ機能：
自動振り分け
一斉送付サービスでは、CSV形式でアップロードされた報告書データを内外のIDを使用して選別可能にし、自動的で顧客ごとに報告書として成型します。
承認フロー
一斉送付サービスでは承認フローが可能です。発行前に確認することもできるので、思わぬミスやトラブルを避けることができます。
報告書ひな形
報告項目など報告様式を報告書ひな形として事前登録することができます。報告書の収集では、手書き署名ありの報告様式を設定することで、手書き署名付きのPDF報告書を作成することができます。
出来上がった報告書は、そのまま
Webで公開。手間もお金もかからない、
報告業務の未来です。
Web報告書クラウドではWebを通して、報告書を素早く簡単にお届けすることを可能にする ”お客様用マイページ”が用意されています。ここで作成/アップロードされた報告書を公開することができるので、報告書を紙に印刷し、郵送するための手間やお金はかかりません。
役に立つ機能:
お知らせメール
報告書の送付後は確認者へ自動的にお知らせメールを送信することが可能です。お客様マイページの更新を迅速に、手軽にお伝えすることができます。
タイマー設定
一斉送付サービスでは決まった送信日時がある場合は、あらかじめその日時を設定しておけばタイマーによる自動配信を行うことが可能です。
送信方法の選択
一斉送付サービスでは、マイページでの閲覧以外にメール添付やパスワード付きダウンロード用URL送付などの方法でも報告書の送信が可能です。
送信後/受信後の報告書管理も、
一元的に簡単に。
Web報告書の真価はここにあります。
Web報告書クラウドにアップロードした報告書は内部IDを使用して容易に識別、管理することが可能です。すぐに目的の報告書にアクセスすることができるので、紙媒体の報告書にはない早さと手軽さを兼ね備えています。報告書を渡す方も受け取る方も享受することのできる、電子報告書ならではの利点です。
役に立つ機能:
未受け取りアラート設定
一斉送付サービスでは設定した期間内にお客様の報告書受け取りが行われなかった場合には、その旨をお知らせするアラートメールを自動的に送信することができます。
顧客への送付ミス防止
現場からの報告書は確認漏れが発生しないように未処理報告書キャビネットに入ります。また、「確認済」かつ「未送付」の報告書を一括送付できるので送付漏れも防げます。確認済でない報告書をお客様へ送付しようとした際にはエラーとなりますので送付ミスも起こりません。
多種類の報告書を間違いなく
現場・拠点ユーザーが報告書入力する際には、各自が報告すべき報告様式だけが表示されて選択可能になるためミスなく報告ができます。
各種明細書、請求書、納品書…。
一斉送付サービスは
報告書だけではありません。
一斉送付サービスでは報告書の他にも、請求書や支払明細などの様々な帳票ファイルを取り扱うことが可能です。アップロードも送信も管理も、報告書と同じように便利に行っていただけるので、帳票をやり取りしたいという局面においては、オールマイティーに活躍するサービスです。
役に立つ機能:
キャビネット整理
クラウド上にキャビネットを自由に作成し、様々な種類の電子ファイルをいつでも取り出して参照できるように登録できます。印刷した紙の帳票をファイリングしてキャビネ棚に収納しておく必要はありません。
お知らせ機能
一斉送付サービスでは、ちょうど封筒にニュースレターを入れるような感覚で一緒にお知らせ資料を送信することができます。
リアクション機能
発行した報告書に対してお客様からリアクションをもらえますので、送付しっぱなしではない顧客コミュニケーションが実現できます。
報告書の受取
報告書の作成依頼機能では、現場・拠点ユーザーは依頼された報告書フォームですぐに報告を行うことができます。また、お客様は送付された報告書をすぐにマイページから受け取ることができます。
報告書の保管
マイページ上の報告書は特別な処理を行わなくても履歴保存されます。管理システムでは報告書を適切なキャビネットを自由に作って保管することができますので、まとめたバインダーの束はもう必要ありません。
利便性
マイページはオンライン上のどこからでも参照できるので、インターネット環境とデバイスさえあればいつでもどこでも報告書を確認することができます。出先での確認はもちろん、支社やグループ会社での確認などで、そのモビリティを存分に発揮できるでしょう。
柔軟性
管理者や現場・拠点ユーザーの追加や削除、顧客情報や報告対象となる物件情報の変更など報告書に関連する各種情報を一元管理することで、日常発生する急な変更に対して柔軟かつ迅速に対応できます。
セキュリティ
Web報告書クラウドへのアクセスは、IPアドレスでコントロール可能。そのため例えば、利用者の自宅やインターネットカフェなどのパブリックネットワークからのアクセスを禁止することができるので、思わぬ情報漏えいのリスクを回避することが可能です。
サーバー運用
サーバーリソースや脆弱性への監視など、大切な報告書を管理するのにふさわしい、万全のサーバー運用体制が敷かれています。
管理体制
報告書を預かるサーバーはセキュリティリスク対策はもちろん、防災対策も非常に高レベルなものです。サーバーは厳重なデータセンターで管理し、隙のないリスク管理が行われています。
手軽
郵送代行は1日1件からでも可能。発送料金も完全従量制になっておりますので、料金や契約体系を気にせずに気軽にお使いいただけます。
簡単
代行の依頼はすべてクラウド上から行っていただくことができます。クラウド上の報告書をそのままお使いいただける上、数クリックの操作で予約が可能です。
一括管理
これまで通り紙の報告書を郵送で受け取りたいお客様もWeb上で報告書を受け取るお客様と一緒に管理できます。一斉送付サービスでは、どちらのお客様なのかを意識することなくシステムで自動的に判別して処理されます。
よくあるご質問
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“Web報告書クラウドを導入するための費用はどのくらいかかりますか？”
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“実際の画面を見せてもらいながらデモ紹介をして頂くことはできますか？”
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“まだ漠然と紙の書類をなくしていきたいと思っている状態なのですが、相談にのって頂けますか？”
無料お問い合わせ
サービス提供
株式会社インターメッセ
住所
横浜市中区桜木町1丁目101番地1
クロスゲート7階
連絡先
Email: info@intermesse.co.jp
Phone: 045-315-4826