業務システムに関する
こんなお悩み、解決できます。
帳票が
自社に合わない
パッケージで出力される標準帳票が自社の業務に合っていなくて使えないというお悩みを解決します。クラウド業務システムならエクセルで自由にひな形フォーマットを作成して帳票を自動出力することができます。
紙文化で
手作業が多い
作成した書類を印刷して押印、ファイル保管など根強い紙文化を何とかしたいというお悩みを解決します。クラウド業務システムなら承認フロー設定、自動メール送信、受信メール解析によるデータ取込みもできます。
煩雑な業務で
現状が把握できない
紙やエクセルがあちこちに散らばっていて、現状把握が大変というお悩みを解決します。クラウド業務システムなら自由にデータベースを作ってデータを一元管理、業務上の処理状況をリアルタイムに確認できます。
情報共有をラクに
データベースの項目は自由に作成でき、テーブル間のリレーション設定も可能です。クラウド上で、いつでも、どこからでも（セキュリティをしっかり設定して）、だれでも（権限をしっかりと設定して）、リアルタイムにデータの入力、変更、参照ができます。
手作業をラクに
データの一元管理によって二重入力などの手作業がなくなります。手作業で行っていたことを「自動処理」の設定で処理ロジックを自動化することで、ステータスの自動更新、自動計算、条件分岐、承認依頼、帳票出力、メールの自動送信などの処理を簡単に動かせます。
管理をラクに
各ユーザーの役割に応じて、それぞれに必要なメニューだけが設置されたトップ画面が生成できます。承認ワークフローの設定によって処理のし忘れがなくなり、業務が円滑に遂行されるようになります。出力された帳票もデータベースへ保管され、ファイル整理から解放されます。
高い拡張性
中小企業では、顧客ニーズから小回りを利かせてイレギュラーな対応をすることも多く、パッケージソフトでは対応できないことが多いようです。自社の風土に合った競争力のある業務プロセスをそのまま業務システムに落とし込める拡張性が強みです。
今お使いの帳票を自動で作成。
煩わしい作業は不要です。
クラウド業務システムでは、帳票に記載したい情報を入力するだけでそれを 既定のフォーマットに書き込み、帳票化するという作業を、システムの上で 自動的に行うことができます。これによって手間を削減できることはもちろん、 帳票を作成するうえでの参照ミスや写し間違いなどのヒューマンエラーなども 防止することができるでしょう。 日常の忙しい帳票作成の作業や封入郵送をやめれば随分と楽になるはずです。
役に立つ機能：
自動処理
自動処理パーツを組み合わせることで、複数の作業をボタン1つで実行させることができます。自動処理を毎日、毎週、毎月などの単位で一括実行することにより、大量のデータを処理することができます。
承認フロー
作成した書類は、承認ワークフローで回すことができます。発行前に確認することもできるので、思わぬミスやトラブルを避けることができます。
アップロード機能
他システムで作成されたPDF形式の書類などもアップロードして保管することができます。受信メールに添付された電子ファイルを自動的に取り込むこともできます。
出来上がった書類は、そのままWebで公開できる’楽楽明細’と連携可能です。
請求書や報告書など帳票の一斉Web配信が実現できます。
楽楽明細は、Webを通して請求書や報告書などの各種帳票を素早く簡単にお届けすることを可能にする
”お客様マイページ”が用意されています。作成/アップロードされた各種帳票は、ここで公開することができるので、帳票を紙に印刷し、郵送するための手間やお金はかかりません。
※楽楽明細 は、株式会社ラクスが提供するクラウドサービスです。
役に立つ機能:
お知らせメール
受信者に対して、必要に応じて自動的にお知らせメールを送信することができます。日常業務が忙しくても忘れることなく、お客様へ案内することができます。
夜間自動処理
決まった処理日時がある場合は、あらかじめその日時を設定しておけばタイマーによる自動処理を行うことが可能です。
送信方法の選択
‘楽楽明細’では、お客様マイページへのアップロード以外にメール添付やパスワード付きダウンロード用URL送付などの方法でも帳票の送信が可能です。お客様のご要望に合わせて選択いただけます。
エクセル関数やマクロで出来ることは自動処理の簡単な設定で実装できます。単なる情報共有だけではないクラウド業務システムの真価はここにあります。
もし今、エクセルを駆使して業務の管理を行っているなら、クラウド業務システムを導入することで、大量データを処理する際のレスポンス時間や同時アクセス時の課題などエクセル特有の課題がクリアできます。
役に立つ機能:
データベース作成機能
データを格納するための「箱」である「データベース」は自由に項目名を付けることができます。お客様特有の業務でのみ使用するようなデータベースやデータの項目を用途に合わせて自由に作成することができます。
簡単な集計機能
登録したデータの集計、グラフ化ができます。円グラフ、棒グラフ、折線グラフ等のグラフの形式を自由に切り替えすることができます。
インポート/エクスポート
CSVデータと登録先のDB項目を指定するだけで、簡単にインポートができます。また、クラウド業務システムに保存されているデータは、すべてCSV形式でエクスポートすることができます。
見積書、納品書、請求書、…。
クラウド業務システムの使いみちは、
販売管理業務だけではありません。
クラウド業務システムでは、販売管理業務の他にも、工程管理や在庫管理、さらに人材管理や報告書管理などデータベースで管理したい情報のすべてが対象になります。
適用業務事例:
拠点の入力データを管理・集計
年間のシステム費用は半分以下に抑えることに成功。また、構築期間も調査・設計から始めて2か月間で一旦のリリースにこぎつけた。設計に関しては対面でヒアリングを行い、途中経過を確認していただきながら構築。当初の入力操作性を重視し、なるべく入力負荷が少なく、操作の間違えが起こりにくい処理フローを設計、実現した。
協力会社の工事進捗管理
今までエクセルで都度上書きしていた処理がデータベース化され工事会社ごとやステータスごとに情報が閲覧できるようになった。また、発注や請求も同時に管理することで漏れや遅延の防止に貢献。「管理」に主眼を置き、構築に当たっては頻繁に打ち合わせを行い、業務の効率化に貢献できるような処理を設計。工期は約2か月ほどで運用開始以降はご担当者様が軽微な修正を自ら行うことで不要な保守費用の削減を実現している。
社内人事関連情報管理
今まで考課の度に情報を集めてエクセルに入力していたが、一元化することでボタン一つで出せるようになり、かなりの業務効率化につながった。また、処理が複雑で頻度の少ない売り上げベースのチーム編成はエクセルVBAでツール化することで対応し、売上データCSVを基にすることで余計な編集、加工作業の手間を削減。工期は全体で3か月程度かかった。
書類の受取
楽楽明細で送信されたWeb帳票はすぐに顧客が受け取り、マイページから確認することができます。帳票を送信してから時間をとられることもないので、帳票を快適に閲覧することができます。
書類の保管
マイページ上の書類は、特別な処理を行わなくても保存しておくことができます。管理画面と同じように後から様々な条件でソーティングもできるので、各帳票をまとめたバインダーの束はもう必要ありません。
帳票管理の利便性
マイページへはオンライン上のどこからでもアクセスできるので、インターネット環境とデバイスさえあればいつでもどこでも帳票を確認することができます。出先はもちろん、支社やグループ会社などでその利便性を実感できるでしょう。
柔軟性
マイページから帳票発行者への各種申請を簡単に行うことができます。メールアドレスや住所、担当者などの変更依頼もシステム上で行うことができるので、それらの作業に手を煩わせることはありません。
セキュリティ
クラウド業務システムへのアクセスは、IPアドレスでコントロール可能。そのため例えば、利用者の自宅やインターネットカフェなどのパブリックネットワークからのアクセスを禁止することができるので、思わぬ情報漏えいのリスクを回避することが可能です。
セキュリティ監査
不正アクセスなどの常時監視に加え、定期的な脆弱性診断などを行っているので、とてもセキュアなクラウドシステムとなっています。大切な業務データを管理するのにふさわしい、万全のセキュリティ体制が敷かれています。
管理体制
業務データを預かるサーバーはセキュリティリスク対策はもちろん、防災対策も非常に高レベルなものです。サーバーは厳重なデータセンターで管理している他、万が一のときのためのバックアップを作成しています。
よくあるご質問
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“販売先ごとの売上や販売数などデータベースに蓄積されたデータの集計、グラフ表示はできますか？”
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“見積内容の登録や請求内容の登録など、業務ごとに入力する情報の設定をすることはできますか？”
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“クラウド業務システムを利用するには、どのくらいの費用が必要ですか？”
無料お問い合わせ
サービス提供
株式会社インターメッセ
住所
横浜市中区桜木町1丁目101番地1
クロスゲート7階
連絡先
Email: info@intermesse.co.jp
Phone: 045-315-4826